La gestion d’un système de management destiné à la délivrance ou la prolongation d’une certification impose de vérifier périodiquement son bon fonctionnement par des audits internes, en complément de ceux réalisés par les organismes de certification ou d’accréditation.
L’audit permet de vérifier avant tout la conformité des dispositions et de leurs applications face aux exigences qui répondent essentiellement :
– Au Référentiel. Il s’agit ici de la norme ou du standard sur lequel on s’appuie pour établir ou non la conformité, telles que les normes ISO de référence pour la certification ou pour l’accréditation,
– A la législation (ou la réglementation) imposée à l’organisation, qu’elle soit d’origine internationale, nationale, régionale ou locale et qui constitue une obligation,
– Aux exigences documentées ou enregistrées des parties intéressées (les clients et leurs intermédiaires, les fournisseurs, les prestataires et sous-traitants, les salariés, les autorités, mais aussi les utilisateurs, les bénéficiaires, les usagers ou le voisinage, etc.).
– A l’organisme audité lui-même, à travers les documents d’applications internes qu’il s’est lui-même imposés, dans les dispositions qu’il a formulées, sous la forme de manuels, de méthodes, de procédures, d’instructions, de modes opératoires et autres dispositions documentées.
L’écart est donc la différence entre la situation ou la pratique constatée et les exigences précitées.
Comment constater ces écarts ?
Pour qu’il y ait écart, il faut qu’il existe :
1.Une situation attendue définie par une exigence formalisée
2.Une situation constatée par des constats objectifs c’est à dire lue, vue, entendue, mesurée, ou déclarée
3.Un constat de l’écart au sens d’une différence entre la situation attendue et la situation constatée
4.Un enjeu associé à l’écart, c’est à dire un risque avéré ou potentiel de rupture de service ou de dégradation de la qualité ou à l’inverse une opportunité d’amélioration
5.Une pondération de l’écart permettant de le catégoriser.
Pour cela, selon les pratiques et les référentiels, on retiendra :
– 2 classes (audits d’accréditation) :
· Écart mineur
· Écart majeur
– 3 classes (audits de certification) :
· non-conformité mineure
· non-conformité majeure
· remarque ou observation
– 4 classes (audits de certification) :
· non-conformité mineure
· non-conformité majeure
· point faible (ou point sensible)
· opportunité( ou possibilité d’amélioration)
Comment pondérer ces écarts ?
L’écart de non-conformité majeure correspond à un non-respect d’une exigence décelé dans l’organisation présentant un risque d’apparition élevé et/ou présentant un risque grave sur l’atteinte des résultats attendus en matière de conformité, de respect de l’environnement ou de santé publique.
L’écart de non-conformité mineure est un non-respect d’une exigence, sous la forme d’un risque qui n’affecte pas la capacité du système de management à atteindre les résultats attendus et qui n’a pas d’incidence sur la conformité, l’environnement ou la santé publique.
Notons qu’un nombre significatif de non-conformités mineures portant sur une même exigence ou un même problème peut être l’indicateur d’une défaillance systémique et constituer ainsi une non-conformité majeure.
Le point faible (ou sensible) est un point réputé conforme mais susceptible de dérive ou de d’entrave à l’atteinte des résultats attendus ou présentant un risque non pénalisant, d’apparition faible et sans gravité.
L’opportunité ou la possibilité d’amélioration est une situation améliorable, avec un avantage facilitant l’atteinte des résultats.
La remarque ou l’observation doivent être comprises comme une disposition :
– Nécessitant une formalisation plus claire ou des précisions,
– ou bien présentant indifféremment des risques d’aggravation ou de défaillance,
– ou encore présentant des opportunités d’amélioration.
ANTHEMIA réalisent des audits internes et externes dans l’application des référentiels de certification ou d’accréditation ainsi que pour l’application de dispositions réglementaires ou des référentiels internes.
Pour un audit réalisé par ANTHEMIA, RDV sur : www.anthemia.fr/audit/gestion-de-la-qualite
ANTHEMIA assure également des formations d’auditeurs internes répondant aux besoins des organismes d’évaluation de la conformité accrédités et des organismes certifiés.
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Notons qu’ANTHEMIA s’impose 5 étapes fondamentales pour caractériser un écart :
1. La mention de la situation attendue, des exigences ou de la formulation
2. La mention de la situation constatée, source de l’écart
3. L’identification et le détail de la défaillance, preuve de l’écart
4. L’identification du risque immédiat et des conséquences à terme
5. La pondération de l’écart